Esta semana na LEAK surgiu-nos a oportunidade de testar um membro da família de aplicações do Office, o líder incontestável das suites de produtividade em ambiente Windows e presente em quase todos os computadores com este sistema operativo: o Visio. Embora não faça parte integrante dos pacotes do Office como editor, estando apenas disponível como visualizador, a sua integração é total e esta semana vamos até que ponto o Visio é ou não um valioso membro das restantes aplicações Office.
A história do Visio na Microsoft começa com a sua aquisição em 2000 à empresa como o nome homónimo. A partir deste momento, e mesmo já com a denominação de Microsoft Visio é vista apenas como um rebranding do programa adquirido. Caso os nossos leitores não se recordem, aquando do lançamento do Office 2007 foi também efectuada a mudança, ou melhor o início da migração, para a nova interface do Office – Ribbon (Friso em português). Apesar de alguma contestação por parte dos utilizadores, dado que exigia uma nova forma de utilizar as barras de ferramentas, e com todas as afinações encontradas no Office 2010, é hoje em dia bem aceite e vista como mais intuitiva para novos utilizadores. O Visio não foi excepção e podemos dizer que só teve a ganhar com esta mudança, a par da introdução contínua de novas funcionalidades e tipos de diagrama, obteve duas grandes melhorias, a interface e a tão esperada integração com a restante família de produtos que facilita a troca de informação entre aplicações tornando-a num verdadeiro membro da família Office.
Comece por criar o seu diagrama a partir de um conjunto diversificado de modelos de aspecto profissional e formas modernas pré-desenhadas. Depois pode ligar facilmente o diagrama a origens de dados populares (tal como Excel). Verá que os dados são actualizados automaticamente no diagrama e representados por elementos dinâmicos como ícones, símbolos, cores e gráficos de barras. Por fim, bastarão alguns cliques para publicar o seu diagrama ligado a dados no SharePoint Server 2010 e fornecer acesso através da Web a outros utilizadores que não tenham o Visio. A combinação de simplicidade, formas baseadas em dados e partilha na Web torna o Visio numa das soluções mais poderosas para visualização e interpretação de informações importantes. Mas respondamos primeiro às perguntas mais frequentes.
A quem se destina?
O mercado empresarial é sem qualquer dúvida um dos principais alvos de mercado do Visio, em que demonstra o quão poderoso e flexível é. Pode ser usado em todas as áreas de uma organização, pois preenche um vasto leque de necessidades. Pode ser usado para a gestão das TI (ITIL, diagramas de hardware de rede, diagramas de bastidores), modelação e monitorização de processos (Fluxo de Trabalho do SharePoint, BPMN e Six Sigma), edifícios e arquitectura (plantas e mapas), desenho de IU (vectoriais e desenho de Web sites), gestão de recursos humanos (organogramas), gestão de projectos (linhas de tempo e calendários) entre outros. Todavia o mercado do Visio tornou-se mais abrangente, a nosso ver esta pode ser uma ferramenta extremamente útil e que pode aumentar a produtividade de qualquer aluno, sobretudo em áreas de estudo
Porque preciso do Visio?
O Microsoft Visio é um programa para a criação de diagramas. O Visio permite auxilia-lo na criação de diagramas técnicos e profissionais, com imagens vetoriais, que podem ser ampliados e trabalhados com facilidade. O Visio pode ser utilizado para desenvolver diagramas de diversos tipos, como organogramas, fluxogramas, modelagem de dados, diagramas de redes, plantas baixas, cartazes, entre outros. Com a flexibilidade de poderem ser integrados nos documentos de outras aplicações Office.
Utilização do Visio
Devido em grande parte à presença do Friso na interface e dos diversos assistentes disponíveis, a utilização do Visio torna-se extremamente simples e apelativa. Os utilizadores actuais das restantes aplicações Office encontram aqui muitas das ferramentas presentes nas outras aplicações tornando o tempo de habituação da interface do Visio praticamente inexistente. Há que realçar a qualidade e a presença constante dos assistentes do Visio que tornam a criação e desenvolvimento de diagramas mais fáceis e rápidas.
Uma ferramenta que nos chamou particularmente a atenção foi o validador de diagramas para assegurar uma maior precisão e uniformidade dos mesmos. Desta forma procurar erros comuns e suportar as normas de criação de diagramas na sua organização torna-se mais simples. Para tal só necessita de um clique para verificar um diagrama com base num conjunto de regras e certificar-se de que o diagrama é lógico e foi elaborado correctamente.
A janela Problemas alerta para áreas do diagrama que necessitam de atenção, mas não exige que corrija os problemas para concluir o diagrama. Pode utilizar a validação no Visio 2010 para verificar qualquer diagrama com base na lógica e regras de negócio associadas. O Visio inclui agora modelos inteligentes com lógica e regras de negócio para Fluxograma, Fluxograma Multifuncional, Fluxo de Trabalho do Microsoft SharePoint e diagramas BPMN. Se quiser desenvolver o seu próprio conjunto de regras de validação, o Visio 2010 suporta uma API de Validação completa que os programadores podem utilizar para satisfazer as necessidades da sua organização.
Outra das funcionalidades que mais nos cativou foi a possibilidade de partilha através do Sharepoint 2010. É assim possível criar e monitorizar mais facilmente os fluxos de trabalho do SharePoint com um novo e avançado modelo que contém regras e lógica de fluxo de trabalho do SharePoint, e a capacidade para exportar e importar fluxos de trabalho entre o Microsoft SharePoint Designer 2010 e o Visio 2010. Crie um diagrama de fluxo de trabalho do SharePoint no Visio 2010. Valide-o com base nas regras para ter a certeza que o fluxo de trabalho foi estruturado correctamente e é lógico. Em seguida, exporte o fluxo de trabalho para o SharePoint Designer para adicionar os detalhes de configuração e executar o fluxo de trabalho. Assim que o fluxo de trabalho estiver a ser executado, pode controlar o progresso visualmente num browser utilizando o Visio Services.
Também pode importar um ficheiro de fluxo de trabalho criado no Microsoft SharePoint Designer, abri-lo no Visio 2010 e, em seguida, gerar um diagrama de fluxo de trabalho que pode visualizar e modificar. Utilize o ficheiro tanto no SharePoint quanto no Visio sem perder dados nem funcionalidade.
Por fim, e para todos os que desejam ver os seus diagramas sempre actualizados e como pouco ou nenhuma intervenção por parte de quem os desenha tem ao seu dispor no Visio a ligação de dados dos diagramas a fontes externas passíveis de serem actualizadas em tempo real para que o seu diagrama esteja sempre actualizado. Bastam assim alguns cliques e o assistente do Selector de Dados permite-lhe ligar uma origem de dados ao diagrama e às formas. A ligação automática de dados integra dados de diversas origens em tempo real, incluindo o Excel, Access, SQL Server, SharePoint Services ou qualquer origem de dados OLEDB (Object Linking and Embedding Database) ou ODBC (Open Database Connectivity), no diagrama. Pode manter os dados ligados nos diagramas actualizados sem intervenção adicional utilizando a Actualização Automática.
É ainda possível a criação de dashboards interactivos ao combinar diagramas do Visio, dados em tempo real e diferentes aplicações no SharePoint Server. A integração Visio Services e SharePoint Server suporta aplicações híbridas visuais de dados accionáveis e diagramas para uma experiência de visualização repleta de informações.
Os utilizadores que consultam o diagrama no navegador de internet podem clicar numa forma do diagrama e ver de imediato as informações relacionadas numa peça Web ligada, tal como um Formulário do InfoPath ou uma lista do SharePoint, permitindo uma excelente interactividade.
Versões disponíveis
Deixamos uma lista com as diversas funcionalidades disponíveis nas três versões distintas do Visio 2010.
Conclusão
O Visio trás sem dúvida valor acrescentado para uma suite de produtividade como o Office. Quer seja uma utilização pessoal, escolar ou profissional o Visio torna a criação de diagramas muito mais expedita e com uma apresentação mais cuidada que confere a qualquer projecto um aspecto profissional através dos diversos modelos incluídos e da extensa biblioteca disponível online. O preço pode de facto ser o único óbice na adopção do Visio como ferramenta de desenho de diagramas, todavia num ambiente empresarial apenas podemos referir que tal valor tem um rápido retorno dada a extensa integração com todas as ferramentas do Office bem como a fácil colocação e partilha de diagramas através do Sharepoint. A possibilidade de ligação a fontes de dados externas, e que permitem uma actualização em tempo real dos diagramas, é mais um dos motivos que tornam a integração do Visio em ambientes empresariais uma mais valia. Apenas podemos aconselhar o Visio 2010 e que todo o teste foi uma agradável surpresa no quanto nos pode ajudar a desenhar diagramas e a integrá-los nos diversos documentos gerados no Office. Notamos apenas que a classificação dada aplica-se à versão Premium testada.
Onde obter
O Visio está disponível em três versões: Standard, Professional e Premium. Pode obter uma versão de teste válida por 60 dias em http://visio.microsoft.com/en-us/TryBuy/TryVisio2010forFree/Pages/Try_Visio_2010_for_Free.aspx.
Joao Santos
LEAK