É certo que não existe fórmula para obter um ambiente completamente seguro, mas podemos tomar determinadas ações que nos permitem ter um posto de trabalho minimamente seguro, para vós e para os vossos utilizadores.

Deixo-vos então algumas boas práticas e recomendações para o Office 2011 (e não só) para evitarem surpresas desagradáveis.

Ensinar e dar a conhecer aos utilizadores as definições de segurança disponíveis para proteção dos seus documentos.

Podemos especificar uma política de segurança, mas não existe forma de forçar os utilizadores a usarem as vossas políticas de segurança, dado que os mesmos podem alterar essas definições. No entanto, podem educar e demonstrar aos  utilizadores as vantagens dessas mesmas definições de segurança, bem como, dos riscos que  acarreta a alteração das mesmas.   

Instalar todas as atualizações que estejam disponíveis.

Ativar o AutoUpdate para permitir que recebam todas as atualizações de segurança e outras atualizações. Para ativarem o AutoUpdate (no caso do Office 2011), basta ir ao menu Help de qualquer aplicação e escolher o Check for Updates e escolher Automatically.

Defina uma política de segurança base para os seus utilizadores, configurando e distribuindo determinadas definições de segurança.

Devem ser configuradas as opções de privacidade, de proteção de documentos ou ainda as definições para as macros de Excel do Office 2011.    


Descarregue ficheiros apenas de fontes fidedignas.

Se tiver de descarregar um ficheiro, faça-o apenas    de websites que conheça e, em caso de dúvida, não descarregue.    


Instale software apenas de CD’s/DVD’s genuínos.

Em regra geral os CD’s/DVD’s que são distribuídos comercialmente representam o método mais seguro. A título de exemplo, todos os CD’s/DVD’s da Microsoft têm um halograma, a provar a sua autenticidade.    


Não abra emails ou ficheiros suspeitos, ou de fontes desconhecidas.

Embora muitos programas de email possuam filtros de SPAM / Junk Mail que nos ajudam a evitar grande parte dos problemas, é boa ideia evitar de abrir ficheiros em anexo que não sejam esperados ou de fontes desconhecidas.    


Reduza o número de acessos a portas locais de rede.

Para isso, deverá conhecer as suas necessidades, em termos aplicacionais, da utilização de portas de rede. Deverá fechar, sempre que possível, as portas que não usa.    


Implemente uma política de acesso a recursos de rede usando senhas, por exemplo, no acesso à internet. Em conjunto com o ponto anterior, poderá controlar da melhor forma quem acede à internet e que serviços usa (ou quais não poderá usar).    


Use as funcionalidades do Office 2011 de proteção de documentos por senhas, controlando assim o acesso aos mesmos.

Tanto o Excel como o Word 2011, possuem funcionalidades para proteger os documentos.    


Utilize o IRM (Information Rights Management) para definir o acesso aos seus documentos.

O Office 2011 suporta o IRM e permite que se possa controlar a diversos níveis a segurança nos documentos. É possível definir quem pode abrir o documento, imprimir, gravar ou re-enviar (no caso de emails).   

Este guia não é exclusivo de pessoas que tenham a seu cargo um ou mais utilizadores, nem tão pouco exclusivo para as funcionalidades do Office 2011. Expressa sim, um conjunto de procedimentos ou ações que podemos tomar para tornar o nosso dia-a-dia mais seguro.

Miguel Lourenço | mlourenco@reviews.com.pt